Компенсация ГСМ – что это такое, что значит, примеры

компенсация гсм – что это такое, что значит, примеры

Что такое означает «Компенсация ГСМ» – что это значит, примеры

Вступление

Современный мир требует от работающего человека мобильности, и своя машина хорошо в этом помогает. Однако, использование личного авто для выполнения корпоративных поручений может влететь в копеечку. В первую очередь из-за расходов на потраченные горюче-смазочные материалы (ГСМ). Однако, согласно законодательству, начальство обязано помочь покрыть расходы на автосредства передвижения, если те принадлежат подчинённому, а не фирме. Но есть несколько нюансов, которые берётся осветить эта статья.

Разберёмся вместе в этом вопросе

 

Что такое ГСМ и что тут можно компенсировать?

ГСМ (горюче-смазочные материалы) — это продукты нефтяной промышленности, используемые в техобслуживании транспорта и другого сложного механического оборудования.
Они все разделяются по своему назначению на три категории:

  1. Горючее — топливо для двигателей внутреннего сгорания. Сюда входят: бензин, дизельное топливо, керосин, попутный нефтяной газ.
  2. Смазочные материалы — необходимы для продления и улучшения работы механизмов, таких как трансмиссия. В эту категорию попадают, что логично, масла и смазки различной консистенции.
  3. Технические жидкости — каждая жидкость используется для своих целей. Например, антифриз необходим, чтобы мотор не перегревался.

Теперь, когда мы выяснили что, скрывается под аббревиатурой ГСМ, становится понятно, за что руководитель вынужден выплачивать дополнительные средства. Давайте рассмотрим, как это работает.

Как оформить правильно компенсацию ГСМ?

В статье номер 188 Трудового Кодекса чётко указано, что работодатель обязуется выплатить своему работнику денежную компенсацию за использование личного имущества, в т. ч. авто, в служебных целях. Важно то, что работнику, который будет использовать своё имущество для нужд фирмы, необходимо согласовать это со своим руководителем.

Бухгалтерский учёт и проводки

Согласие, а также размер необходимо оговорить в доп. соглашении к Трудовому договору. По идее, оно должно быть просто закреплено в письменной форме, например, в самом трудовом договоре, но предыдущий вариант с соглашением предпочтительнее.

  • Итак, в этом документе наёмный работник и его работодатель договариваются о сумме выплат за сам факт использования автомобиля, принадлежащего лично вольнонаёмному для выполнения своих должностных обязанностей. Обычно это число фиксировано и устанавливается в результате договорённости между работником и его нанимателем.
  • Далее, начальник обязуется восполнить средства, потраченные на «горючку», техобслуживание и починку автомобиля в зависимости от того, как долго машина находилась в использовании по служебным делам, учитывая пробег за рабочее время.
  • Трудящемуся необходимо подтвердить, что средство передвижения он использовал по поручению компании, а также сумму расходов на топливо и ремонт.

Для этого ему нужно представить своему главенствующему лицу отчёт. Правила, по оформлению которого у каждой фирмы свои. Но однозначно:

  • о поездках, совершённых в течение месяца,
  • а также чеки с заправок и путевые листы,
  • товарные чеки на запчасти, акты автомастерских и т.д.

Также в соглашении говорится о том, что работа, для которой нужен автомобиль сотрудника, должна иметь систематический, разъездной характер.
Ещё возмещаются убытки на амортизацию (износ) авто. Эта сумма так же обычно фиксирована.

Посмотрим, что говорит закон

Правильно офрмляйте сам Договор

Помимо всего прочего, в договоре или в дополнении к нему, нужно указать следующие данные:

  • Данные о сторонах.
  • Когда и где был заключён договор, его номер — словом всё, что должно быть в юридически оформленном документе.
  • Данные об автомобиле. Ими являются: регистрационный номер, марка авто, год выпуска, VIN автомобиля и технические характеристики, и особенности.
  • Сумму ежемесячных возмещений за применение имущества сотрудника в интересах фирмы.
  • Способы компенсирования затрат на техобслуживание и ремонт.
  • Методы вычисления прогона в период работы.
  • Прочее на своё усмотрение. Хотя всё предусмотреть невозможно.

Пример

Допустим, некий работник А. собирается использовать для решения трудовых задач свой условный седан «Д.» с усреднённым расходом топлива в 6.1 л на 100 км. (высчитывается согласно Распоряжению Минтранса от 14 марта 2008 года.). Для этого А. заключает дополнительное соглашение со своим начальником Б. По нему Б. должен будет выплачивать за использование автомобиля — 3000 р., за амортизацию — ещё 1500 руб.

За месяц работы А. накатал в рабочее время 2000 км, что было отражено в отчётах, да ещё во время одной из поездок машина оказалась в неисправном состоянии. Поэтому ему пришлось вызывать механика для выявления неисправности, покупать детали и произвести ремонт. Из-за этого всё это великолепие обошлось ему в 7000 рубл.

Если А. принёс Б. все путевые листы, отчёты о поездках, чеки и прочую макулатуру, то в конце месяца его, в идеале, ждет следующая сумма:

  • 3000+1500=4500. Это неизменяемые значения. 2000*6.1/100*45 (условная цена бензина за литр) =12200/100*45=122*45=5490. Это за бензин и прочие ГСМ.
  • И ещё 7000р за ремонт.

Итого: 4500+5490+7000=17440 рублей в месяц.

Что ещё следует знать?

У компенсации, выплачиваемой за использование личного автотранспорта, есть ещё несколько особенностей, а именно:

  • Выплачивается только сотрудникам компании.
  • Регулируются отношения сторон с помощью ТД РФ. Как и размер выплат.
  • Не подлежит обложению взносами и НДФЛ.