Матрица Эйзенхауэра: что это, и как применять её на деле
Содержание статьи:
Приветствуем Вас, наши друзья! Надеюсь, никто не будет спросить с тем фактом, что планировать своё время является весьма полезной привычкой. Благодаря ей мы можем значительно повысить свою производительность и эффективность. Записывая в ежедневник все будущие дела заранее, нет нужды держать в голове все предстоящие события. Нужно будет просто свериться со своим графиком.
Чаще всего мы составляем просто линейный список. Выполняем все пункты по очереди, не отдавая предпочтения тому или иному. Но он растёт со временем, накапливается, начинается цейтнот. Начинаем переносить на следующий день и так можно делать до бесконечности. Есть один мощный инструмент благодаря которому расставляются приоритеты запланированных дел.
Попробуем сегодня сообща разобраться в этом «Квадранте Эйзенхауэра».
Что же это такое?
«Матрицей Эйзенхауэра» называют специальную таблицу для записывания задач, состоящую из четырех квадратов (или «квадрантов»). С её помощью распределяют задачи по приоритету. Каждой из них соответствует лишь 2 параметра: срочность и важность. Комбинируя их, мы вносим её в ту или иную клетку.
Как можно понять из названия, придумал эту простую табличку не кто иной, как 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он всю свою жизнь решал много дел. Видно, что в один прекрасный момент решил упорядочить их.
Как всё это сработает?
Основной целью такого подхода является возможность человека точно, быстро распределить список дел. Важные всегда занимают больше времени. Не отвлекаясь на выполнение менее срочных, мы гораздо эффективней сможем управлять своим временем и повысить производительность.
Основные правила
Они все очень простые и понятные. Попробуем перечислить основные.
- Составляйте список вечером. Нет нужды долго сидеть и всё заполнить. Набросайте черновик, а утром можно будет его осмыслить, внести корректировки, дополнения.
- Записывайте на одном листе. Когда всё видно сразу, то гораздо проще его оценить и проанализировать.
- Нет нужды заниматься перфекционизмом. Всё в наших руках. Правки можно вносить по ходу выполнения.
- Не огорчайтесь, если что-то будет не выполнено и переносится на следующий день. Данный метод служит для выполнения самых важных, а не всех подряд.
Для того чтобы правильно оценить приоритеты, задавайте себе вопросы:
- Для меня это задачи является ценной? Значит она важная.
- Если я её выполню завтра, а не сегодня, то результат может ухудшиться? При утвердительном ответе она становится срочной.
- Возникнут негативные последствия если её не выполнить? Если да, то задача важная.
- Отложив на время возникнут неприятности? Значит срочная.
Опыт заполнения придет со временем. Не надо опускать руки и уверять себя, что ничего из этого путного не выйдет.
ВАЖНО! Оставляйте свободное место во время заполнения. Новые пункты появляются буквально из неоткуда. Мало места? Возьмите лист побольше.
Основная структура
- A: важные и срочные. Здесь должно находиться всё самое необходимое. Если там постоянно много заданий, то это говорит о неправильной расстановке и планировании. Важные необходимо выполнять до того, как они попадают в срочные. Лучше, когда он полупустой. Выполняя всё с В, мы может этого достичь. Сюда вносят задачи, связанные со своим здоровьем, с неприятностями из-за их невыполнения.
Здесь полезно воспользоваться делегированием. Но поручать только проверенным людям.
2. B: важные, но не срочные. Хоть он считается вторым по списку, но от этого не теряет своей значимости. Заносите наиболее перспективные и приоритетные. От них зависит наш успех, именно им уделяется больше всего времени и усилий.
3. C: срочные, но не важные. Заносим не приближающие к цели, а только отвлекающие из-за своей срочности. Все они значительно понижают нашу эффективность. Их приходится выполнять несмотря на их мелочность. Встречи, юбилеи, дни рождений и пр. Даже заменить сгоревшую в коридоре лампу надо срочно, но это потребует похода в магазин. Обычные житейские неприятности, только отнимающие энергию и время.
4. D: не срочные и не важные. Такие носят название «пожиратели времени». От них нет практической пользы. Именно поэтому надо оставить в самый дальний угол прямоугольника. Наши рутинные развлечения в социальных сетях, форумах и чатах, просмотр видеороликов, новостей, котиков и болтовня по телефону с полузнакомыми людьми. Конечно же периодически отдых необходим, но это можно делать с пользой для себя: спорт, чтение полезных книг, прогулки на природе.
Заключение
Не надо опускать руки в случае первоначальных неудач. Постепенно всё устаканится, войдёт в привычку, не будет занимать много усилий. Главное — понять пользу, начать с чистого листа. В любом случае, от этого никто ещё не испытывал дискомфорт. Все бизнесмены планируют свои встречи, тщательно записывают мысли не доверяя памяти.
Начать управлять своей жизнью — никогда не поздно. Отличная панацея для тех работников, которые вечно в дедлайне, получают профессиональное и эмоциональное выгорание. Не стоит ждать результатов мгновенно. Всё приходит постепенно. Искренне желаем удачи. Всего хорошего!
