Немного про документы необходимые при заключении сделок
Содержание статьи:
Многие начинающие предприниматели задаются вопросом какие документы необходимо заполнять при заключении сделок. В каком порядке? Есть ли утверждённые типовые формы? Попробуем сегодня совместно с Вами разобраться в этих не слишком-то и трудных вопросах. Тут главное — запомнить порядок их составления.
Договора продажи товара отличаются от договоров продажи квартиры или автомобиля. Сопровождающий их пакеты документов тоже разные. Но существует некая тенденция в порядке их оформления. Более подробную информацию Вы сможете найти на страницах нашего сайта.
Любые сделки сопровождаются четырьмя видами документов:
- Документы свидетельствующие о предварительных намерениях заключения какой-либо сделки. К ним относятся договора с условиями, счета, счета-договора.
- Документы свидетельствующие об оплате по данному действия. К ним относят платёжные поручения, квитанции о приёме наличных денежных средств, чеки ККМ. В последнее время в связи тем, что большая часть платежей проходит при помощи интернета, то необходимо выписка из банка.
- Документы, которые подтверждают совершение сделки. Так называемые «закрывающие». Это накладные, акты приёма-передачи товара, акты выполненных работ.
- Сюда относятся дополнительные документы, которые вносят уточнения, изменения в условия сделки. Например «Дополнительное соглашение».
Небольшое видео на нашу сегодняшнюю тему «Вкратце о первичных документах: договор, счет-фактура, товарная накладная, акт, платежный документ»:
Некоторые нюансы составления полного пакета документов
Существует 2 основных нюанса заключения сделки:
- Условия самой сделки;
- Подтверждение выполненных условий сделки.
Условия сделки
Оформление и оплата сделки- самые главные и обязательные условия. Для оформления её потребуется составить следующие документы:
- Договор — составляют только в бумажном виде в 2-х экземплярах. В нём содержатся реквизиты сторон, прописаны условия, форма и время оплаты, подписи, печати сторон. Никаких скан копий, наложенных рисунков печати.
- Счёт — оформление счета в бумажном виде не обязательно. Сейчас можно отправлять счета своим клиентам в электронном виде. Разрешено даже не распечатывать его или делать скан копии. Но не стоит забывать о том, что в случае возникновения недоразумений такой счёт не будет иметь юридической силы и по нему невозможно предъявить претензий своему контрагенту. Лучше всего сохранять счета в бумажном виде со всеми подписями и печатями.
- Счёт-договор — такой документ можно оформить и как договор, на бумажном носителе, с «живыми» подписями и печатями. В таком случае он будет договором.
Следует напомнить, что сделку вполне можно осуществлять и без договора. Выставлять перечисленные документы или нет, дело каждой из сторон. Всё зависит от степени доверия друг к другу, от сложностей данной сделки, её продолжительности, объёмов. Если сделка не носит одноразовый характер, то практичней всего заключить один общий договор до конца года (или на какую-то сумму) а потом выписывать спецификации.
Очень важный момент! Предварительно договорившись со своим клиентом о чём угодно. Но только в подписанном обоими сторонами договоре Вы можете предусмотреть все нюансы его выполнения, штрафные санкции за невыполнение условий.
P.S. Самое главное! Подписанный, скреплённый печатями в двустороннем порядке договор, даст Вам возможность потребовать от своего контрагента (при помощи суда) выполнить свои обязательства, возместить нанесённый ущерб и т.д. При устной договорённости или просто выдачи счёта такой возможности не будет.
Оплачивание сделок
Оплата сделки
Возможности для оплаты сделки существуют следующие:
- Счет на оплату. Такой документ выставлять клиенту не обязательно, но оформление счета упростит действия Вашего клиента. Т.к. в нем будут указаны Ваши реквизиты, сумма и др., а значит меньше вероятности, что клиент сможет совершить ошибку.
- Оплата без счёта или договора. Если Ваш клиент уже получил Ваши услуги, работы или товары, то он сможет перечислить оплату на основании накладной (акта). В крайнем случае, клиент может перевести оплату просто с основанием для платежа «Оплата за товары на сумму…» без указания какого-либо документа.
- Счёта на предоплату (постоплату). Как правило на аванс-предоплату отдельный счёт не составляют. Оформляют один счёт, где указывают общую сумму по сделке, а уже в примечании отражают порядок оплаты: поэтапно в суммах таких-то, по срокам таким-то. Но, если Вам гораздо удобней, то можно составить отдельный счёт на предоплату (аванс) и отдельный на окончательную сумму (постоплату) по сделке. Тогда Ваш контрагент сможет оплатить 2 счета одним платежом или один счет 2-мя платежами. Данный способ оплаты не запрещен и не является ошибкой.
Различия счёта-фактуры от счёта на оплату
Это совершенно разные документы и они никоим образом не заменяют друг дружку.
Счёт-фактура необходим ИП и ООО на общем режиме для расчёта и уплаты НДС. Счёт-фактура сопровождает поставку (выполнение работ, услуг), то есть оформляют его дополнительно к накладной (акту) и он является документом, который необходим для учёта сделки, но только на общем режиме.
Счёт на оплату сам по себе не связан с поставкой товаров (выполнением работ, услуг) и не является основанием для отражения в учёте доходов и расходов. По сути дела, такой счёт лишь выполняет функции ценника или ярлыка на товаре (работе или услуге).
Подтверждение сделки
Факт того, что Ваша сделка состоялась можно подтвердить закрывающими документами:
- Накладная — в том случае, если Вы продаете товары;
- Акт — если клиент приобретает Вашу услугу или работы;
- УПД (универсальный передаточный документ) — может отдаваться клиенту в любом случае (услуги, товары, работы). Этот документ объединяет в себе и накладную / акт, и счет-фактуру.
Когда оформлять закрывающие документы?
Накладную нужно составлять в момент передачи товара. Это говорит о том, что ее нельзя оформлять заранее или использовать как бланк заказа. На предоплату накладную составлять не нужно, т. к. этот документ именно подтверждает реальную передачу товара. При этом оформлять накладную необходимо в 2-х экземплярах, каждый их которых должен быть подписан обеими сторонами. Далее, каждая сторона оставляет по одному экземпляру у себя (для оприходования или учета списанного товара).
Акты выполненных работ или оказанных услуг заранее не стоит составлять. Они оформляются только после выполнения работ или оказания услуг. Если у заказчика будут претензии по выполненным работам (услугам), он в полном праве отразить это в акте. Если же акт подписан без каких-либо замечаний, нет никаких претензий то считается, что работа (или выполненная услуга) по договору принята безоговорочно.
Вот такой обычный алгоритм создания документов.
Скачать образцы счетов на оплату по договору в формате «Word» Вы сможете пройдясь по этой ссылке:
Скачать разные типовые бланки договоров купли продажи можно пройдясь по этой ссылке:
Будем надеяться, что наша сегодняшняя статья помогла Вам разобраться во всех этих хитросплетениях.
